CFOP: como funciona e qual usar
Negócio fechado, produto no estoque, serviço entregue, basta entregar as mercadorias para seu cliente. Próximo passo? Uma nota fiscal.
Dentre as informações necessárias, o CFOP. Quem nunca teve algum problema para saber ou escolher o correto a ser usado, que se acuse:
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“Nunca sei qual o CFOP usar”
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“Toda hora que tem que cancelar uma nota e fazê-la novamente porque o CFOP está errado.”
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“O que é CST e CSOSN?”
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“Um cliente me ligou e disse que eu deveria fornecer crédito de ICMS, mas eu sou optante pelo Simples Nacional. Como proceder?”
Um CFOP errado pode lhe trazer dores de cabeça como pagar impostos a mais ou a menos ou, ainda, ter que cancelar uma nota fiscal ou emitir uma devolução.
O objetivo deste material, é ajudar na definição do CFOP correto
O que é o CFOP?
CFOP significa “Código Fiscal de Operações e Prestações”.
É através deste código que você informa ao fisco as operações que você está realizando nas suas notas fiscais.
Essas operações podem ser de entradas ou saídas de mercadorias e essas mercadorias podem estar circulando dentro do seu próprio município, estado e país ou ainda, nos casos de importação e exportação, ‘de’ ou ‘para’ fora do país.
Lembrando que, mesmo que a nota seja de exportação, ela só tem validade dentro do território nacional.
Além de definir operações de entradas e saídas de mercadorias, ele também especifica entradas e saídas de prestação de serviços, tais como fretes que são realizados por uma transportadora.
Como ele funciona?
O CFOP sempre será um conjunto de 4 números.
Para entender melhor, vamos dividir esses 4 números em duas partes. Vamos separar o primeiro número dos outros três. Veja a imagem a seguir:
Agora vamos nos ater apenas no primeiro número. Observe a tabela a seguir:
Sempre que você precisar emitir uma nota fiscal para dar entrada em alguma mercadoria da sua empresa (uma devolução de vendas, por exemplo), você utilizará um CFOP que comece com ‘1’, ‘2’ ou ‘3’.
Se precisar dar entrada em mercadorias ou serviços na sua empresa (quando você compra algum produto de seu fornecedor, por exemplo), você irá utilizar um CFOP que comece, também, com ‘1’, ‘2’ ou ‘3’.
Sempre que você precisar emitir uma nota fiscal para dar saída em alguma mercadoria (uma venda, por exemplo), você irá utilizar um CFOP que inicie com ‘5’, ‘6’ ou ‘7’.
Sempre pense na sua empresa nesse momento. Ou seja, as mercadorias ou serviços estão ‘entrando’ ou ‘saindo’? Isso é que irá determinar como o CFOP a ser usado irá iniciar.
E lembre-se, o número inicial ‘1’, ‘2’, ‘3’, ‘5’, ‘6’ ou ‘7’ deve ser conforme este critério.
Os outros três dígitos do CFOP vão identificar a operação que estará envolvida. Para este caso será necessário consultar uma tabela mais completa.
As descrições que aparecem nessas tabelas, por vezes, podem confundir um pouco.
Como sei qual usar?
O segredo é você estar bastante atento ao propósito da nota fiscal que precisa ser emitida.
Por exemplo, observe estes dois CFOPs: 5101 e 5102.
Ambos são usados para saídas no seu município ou dentro do seu estado, contudo ‘101’, indica uma ‘Venda de produção do estabelecimento’ e ‘102’ indica uma ‘Venda de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros’.
Em outras palavras, o ‘101’ é para você vender coisas que você produz. O ‘102’ é para você revender coisas que comprou prontas de alguém.
Quer outro exemplo bem típico? Observe os códigos 5401 e 5405.
Também são usados dentro do município ou no seu estado, porém o ‘401’ você usará para vender sua produção e só quando tiver que calcular substituição tributária.
Já o ‘405’ é quando você vai revender uma mercadoria, mas já pagou a substituição tributária lá na hora da compra.
Como posso agilizar minha emissão da nota fiscal?
A boa notícia é que 99% das notas fiscais que você emite giram em torno de meia dúzia de CFOPs diferentes.
Então sugerimos que você crie, junto com a sua contabilidade, uma lista desses CFOPs usados na maioria das notas. Essa lista agilizará sua vida na hora de emitir as notas fiscais.
O resto, que serão as exceções, você vai descobrindo na hora que precisar realizar uma operação diferente e que, geralmente, poderão ser realizadas com um pouco mais de tempo.
Utilizando o CFOP corretamente, haverá uma redução considerável no número de erros na hora de emitir uma nota fiscal.
Muita boa sorte com seus CFOPs :-)!!!